この記事ではすぐにでも残業を減らしたい方に向けて、明日からでも使える仕事の時間管理術について解説しています。
この記事は導入部分が少し長いため、お忙しい方用に、時間管理の項目へ直接移動できるよう以下のリンクを用意しました。手っ取り早く時間管理の方法を確認したい方は以下のリンクからジャンプしてください。
導入部分をお読みいただくことでより理解が深まると思いますので、このページをブックマークいただき、お時間のあるときに合わせて確認いただければと思います。
fa-mail-forward明日から使える時間管理術はこちら⇒“生産性が上昇する仕事の時間管理術”
・仕事の時間管理を効率よくしたい
・もっと生産性を上げたい
ではどうすべきか？
出勤時から退社時までの時間管理の方法を変えることで、劇的に生産性を上げて、効率よく仕事をすることができるようになります。
仕事が早く終われば、定時に退社出来るようになり、プライベートも充実⇒より仕事に集中することができるようになる⇒毎日早く帰ることが出来るようになる⇒結果プラスのサイクルが出来上がります。
僕は会社員時代、ひどい時では一カ月の残業が100時間を超えたことが何度もあります。それが数か月連続で続いたこともありました。
そんな僕でもこれから解説する時間管理の方法を実践することで、少しずつ残業時間を減らし、最終的には残業時間を無くすことに成功しています。
残業ははっきり言っていいことは何もありません。
給料は増えますが、それは貴重な時間や命と引き換えにもらっているようなものです。
上手に時間管理を行い、無駄な労働時間を減らして毎日の残業生活から一刻も早く脱出しましょう。
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- 1 最悪なパターンにはまってしまった残業時間100時間時代
- 2 人間の集中力は朝起きたときから減っていく
- 3 明日からすぐ使える生産性が上昇する仕事の時間管理術
- 4 最後にもう一度、残業しがちな時間管理のパターンを復習しましょう
- 5 残業の原因が会社の労働環境にある場合は？
- 6 まとめ
最悪なパターンにはまってしまった残業時間100時間時代
僕は会社員時代100時間以上の残業を数か月連続で経験したことがあります。
過労死ラインが80時間～100時間と言われていますから、これは完全に危険な働き方です。
事実残業100時間を数か月続けると、肉体的にも精神的にも不調をきたすようになりました。
休みの日にいくら寝ても疲れがとれず、頻繁に頭痛も起こるようになりました。
精神的には、感情の起伏が激しくなりちょっとしたことで怒ってしまったり、常に何かに追われているような感覚がずっと続きました。
さすがにこれはまずいと思い、なんとか残業を減らせないかと、時間を見つけてビジネス書を読み漁ったり、仕事が早い同僚や上司に話を聞いたりしながら、少しずつ改善を図っていきました。
その結果、徐々に残業を減らすことに成功し、最終的にはたまに残業はあるもののほんとど残業することなく帰れるようになるまでになりました。
正直あの数か月間の、残業時間が100時間を超えていた日のことを思い出すと今でもゾッとします。あのまま長時間労働を続けていたらどうなっていたか・・・・。
僕が残業を減らす中で最も重要視したのは時間管理でした。
なぜなら僕の周りにいた仕事ができる人達は皆この時間管理がとても上手でした。
当時の僕はこの時間管理が最悪だったために、仕事の生産性が下がる⇒残業が増える⇒プライベート時間が減る⇒睡眠時間を削る⇒疲れがとれないまま出社と完全に負のスパイラルにはまっていました。
この時の僕は朝出社してもなぜか中々集中できず午前中をダラダラと過ごしてしまい、ようやく夕方ころに焦って仕事を進めていました。その結果仕事が終わらずに結局仕方ないと思いながらも残業をすることが当たり前になっていたのです。
午前中に集中できないのも当たり前で、深夜まで仕事をする毎日が続いてしまったために、会社員でありながら学生時代のように夜型人間になっていたからです。完全に1人時差ボケ状態です。
そのために午前中は中々頭が覚醒せず、退社時間が近づく夕方頃になってようやく頭が働きだし、焦って仕事を始める悪循環に陥っていました。
これでは朝起きた時からベッドで眠りにつくまでの全ての時間の使い方が最悪で、こんな状況では残業なんて絶対になくなりません。
そこで仕事の時間管理について勉強し、1日の時間の使い方を見直すことにしました。
今回ご紹介する方法は僕が実際に残業時間を減らし、仕事の効率を上げて生産性を向上するために実行した方法です。
その中でもより効果が高く、明日からでもすぐに使いたくなるようなものを選んで紹介しています。
また各項目ごとに僕が勉強に使用したおすすめの書籍も紹介しています。
より深く勉強したい方は参考にしてください
人間の集中力は朝起きたときから減っていく
すみません。まだ本編には進みません。なぜなら前提条件として集中力について少しだけ説明したいからです。
「今は忙しくて後で確認したい！」そんな方は以下リンクから該当記事部分へジャンプできます。
fa-mail-forward明日から使える時間管理術はこちら⇒“生産性が上昇する仕事の時間管理術”
そもそも人間の集中力には限界があります。1日中集中することは誰も出来ません。
1日のスケジュールを考え上手く時間管理をしていくためには、この集中力について知っておくことが必要です。
僕はこの集中力について以下の本で勉強しました。
※新しくマンガ版も発売されています。活字が苦手な方におすすめ。
この本を読むことで集中力についての根本的な考え方が変わりました。
まず集中力は寝ることで回復しますが、それ以外1日中減り続けていること。
何かに集中しているときはもちろん、何気ない日常の決断でも集中力は減っていきます。
例えば朝起きて何を着るか？朝ご飯は何を食べるか？出勤途中のコンビニで何を買うか？こんな些細な決断でも集中力はどんどん失われていきます。
僕はこれを知ったとき本当に目から鱗状態でした。
今までどれだけ無駄に集中力を使ってきたことか。
他にも集中力を鍛えて習慣化する方法や、集中力を生み出す方法、疲れをリセットする方法など、仕事で役に立つことがたくさん書いてありますので、本気で残業生活からの脱出を考えている方は是非読むべきです。
要は1日のスケジュールと仕事の時間管理を検討する場合、この集中力の増減に合わせて組み立てていくことで、より効率的に仕事を進めることができるようになります。
明日からすぐ使える生産性が上昇する仕事の時間管理術
1午前中は脳みそフル回転で重要な仕事に集中する
午前中は集中力がフル充電の状態ですので、この時間帯はできるだけ重要な仕事をするようにスケジュールを組みましょう。
メールや雑用、いつでもいいような仕事をこの時間帯にするのは勿体ないです。このような何も考えなくても出来るような作業は、どの時間帯に行ってもほとんどそのスピードに差は生じません。
そのため朝はパワーが必要な知的な作業や、企画などのクリエイティブな仕事を優先して行うようにしましょう！
メールはクライアントへのメールや急ぎのメールなど重要なものだけ送るようにするのがポイントです。
2ミーティングは午後にいれる
ミーティングやクライアントへのアポなどはなるべく午後にいれるようにしましょう。
昼休憩明けはただでさえ魔の時間帯と言われる程の時間でとにかく眠くなります。
こんな状況で何か作業をしても生産性が上がる訳もなく、そんなときはアウトプットすることができるミーティングが一番適しています。
強制的にコミュニケーションをとる状況を作ることで、魔の時間帯を乗り切りつつ、脳を改めて覚醒させることができます。
上司や同僚からのミーティング招集時間が午前中であれば仕方がありませんが、少なくとも自分からの招集は、できるだけ午後以降に入れるようにしましょう。午前中は集中して仕事を進める時間帯にしたいので入れるべきではありません。
3メールや雑務は夕方以降にまとめて行う
メールの返信や細かな雑務などは夕方以降にまとめて行うのがポイントです。
この時間帯は集中力もなくなりかけていて、頭を使う仕事には向いていません。
淡々とこなせる作業系などを中心に、一気にまとめて夕方以降に行えるようスケジュールを組みましょう！
名刺管理なんかもこの時間帯がおすすめです。
僕は普段、名刺管理アプリのEight（エイト）を利用しています。
名刺を写真に撮るだけで手軽にデータ化できて、お互いにEight（エイト）を利用していれば、メッセージのやり取りもできます。
名刺管理アプリについてのより詳しい内容は、下記の記事でご紹介していますので合わせてご参照ください。
fa-angle-double-right関連記事：無料で使える名刺管理アプリ4選【スマホで写真を撮って簡単にデータ化】
4昼休憩は集中力を回復する時間
集中力は朝から少しずつ減っていき、退社するころにはほぼ無くなっている思ったほうがよいでしょう。
それでも昼休憩の時間に10～15分くらい仮眠をとることで、多少集中力を回復することができます。
午前中に重要な案件をこなしたり、頭を使う仕事をすればさすがに疲れます。
昼休憩を上手く利用して肉体的な疲労、精神的な疲労だけではなく、集中力もしっかりと回復させることが重要なポイントです。
よくありがちなのは、午前中思うように仕事が進まずに、昼休憩を利用して取り戻そうとするパターンです。
これは一見効率がいいように見えて最悪です。
こんなことをすれば午後以降急速に集中力は失われていき、夕方くらいにはすでにガス欠状態になると思ってください。
5夜に用事をいれて強制的なデッドラインを作る
定時の退社以降の時間はないものと思ってスケジュールを組みましょう。
それでも最初の内は中々残業癖が抜けずついつい、今日の内にあれをやっておこう、そういえばあれも、なんて考えて残業をしてしまいます。
そうならないよう僕がよく使っていたのは、夜に用事を入れて強制的なデッドラインを作ることです。
用事は何でもいいです。
友人や恋人、家族との食事の約束、英会話などの習い事、オンラインのゲーム上での約束でもいいでしょう。
とにかく定時には帰らなければならない状況を作ります。
そうすると不思議なことに、朝から定時退社を前提に仕事を進められるようになります。
必要な仕事だけをとにかく進め、それもある程度の妥協をしつつ合格ラインを目指して進められるようになります。
デッドラインがあるわけですから、仕事の依頼も断りやすいですし、無駄な仕事が増えなくなります。
これが出来るようになると次第に用事を入れなくても、退社時間を目安にスケジュールを組み、仕事を効率よく進めるコツがわかってきます。
まずは強制的なデッドラインを作り、定時退社で仕事を進める感覚をつかみましょう！
夜はインプットの時間に向いています。
早く帰れるようになってから僕はよく読書をするようになりまして、今では年間100冊くらい読んでいます。
Amazonの「Kindle Unlimited」がとても便利でよく利用しているのですが、こちらの記事で詳しく紹介していますので、時間が出来て読書欲が湧いてきた方は参考にしてください。
参考記事：【Kindle Unlimited／Prime Student】Amazonの読み放題に特化した画期的な定額サービスで読書を思う存分堪能する方法【PRあり】
6公開スケジュールに集中タイムを入れておく
社内でお互いのスケジュールを確認できる仕組みがある人におすすめなのが、公開スケジュールにあえて集中タイムと分かるスケジュールを入れることです。
ミーティングを招集するときや何かお願い事をするときなど、相手のスケジュールを確認して依頼をしますが、その時にこの集中タイムをいれておくと仕事がはかどります。
集中力が高まってくると徐々に時間が早く感じる、いわゆるゾーン状態に突入することがあります。
僕は午前中の調子がいいときはいつもこのゾーン状態になっていました。
ただ僕の場合は管理職だったこともあり、色々な人から話しかけられることも多く、中々集中して物事に取り組むことが難しい状況でした。
話しかけられたり、何か相談事をされたときに適当に対応するわけにもいきませんので、それらに対応していると当然それまで進めていた仕事への集中力は一度完全に途切れてしまいます。
そうすると再び集中してゾーン状態に入ることは難しく、これでは圧倒的に効率が悪い状況です。
そこで考え出したのがこの方法です。
本当に集中したい2時間くらいの間、例えば9時30分～11時30分の2時間のスケジュールに「○○企画中（集中タイム）」など分かりやすいスケジュールを入れておきます。
そうすることで次第にこの人は、このスケジュールを入れている時間帯は、大事な仕事をしているんだなと認知されるようになります。
もちろんあまりにも多用すると話しかけづらい人になってしまいますので、ここぞというときに使用するのがポイントです。
後はオフィスではなく外出して仕事ができる環境にあるのであれば、集中したい時間帯はカフェなどで仕事をするのもありだと思います。
僕の場合は難しかったですが、オフィス外であれば電話以外話しかけられることもなく、集中して仕事を進めることができるでしょう。これはとてもうらやましい環境ですね。
7時間を決めて仕事にとりかかり100％は目指さない
先ほど仕事にはデッドラインを作るべきと解説しましたが、何か1つのタスクを進める時には必ず時間を区切って取り掛かるべきです。
いくらでも時間があると思うと、人は完璧を目指して仕事をしたくなります。
その結果あれもこれもと手を出してしまい、結局どれも中途半端になりがちです。
また壮大な計画を立てすぎてしまったことにより、残業残業の毎日で疲れ果ててしまい、時間をかけた割には、クオリティの低い企画が出来上がるなんてこともよくあることです。
基本的なスタンスとして仕事は8割出来れば良しとしましょう！
時間は全人類等しく無限にはありません。そして仕事は毎日どんどんやってきます。
そんな状況で1つ1つの仕事を完璧にこなそうとするのは、スーパーマン以外は絶対に不可能です。
妥協できるものは妥協し、不要な部分はどんどん削る。そうすることで効率よく仕事を進められるようになります。
進め方としては、まず3割出来た時点で方向性が合っているか依頼主と確認⇒6割で一旦提出⇒改善しつつ8割の完成を目指す。
難易度の高い仕事や、自分の仕事に不安があるときは、まず2～3割進めた時点で一旦方向性を確認するのがポイントです。
100％できた時点で提出したものの、依頼主が思っていたものと全く違っていて、“やり直し”なんてことにはならないよう気を付けましょう。
とにかく完璧は目指さない⇒完璧を目指すと選択肢を増やしすぎる⇒収集がつかなくなる⇒次第に集中力がなくなる⇒結果クオリティが低いものになることを覚えておきましょう！
完璧な仕事にこだわらない考え方はこの本が勉強になります。
※プロモーションリンクを使用しております
8こまめな休憩でリフレッシュ
30～60分に一回は休憩をとりましょう。
当たり前のことを言っているようですが、これが集中力を温存しつつ生産性を上げるコツです。
人間60分以上集中して作業をすることなんて中々出来るものではありません。
無理をして2時間3時間と続けてしまうと、逆にそれ以降ガス欠になってかえって効率が悪くなってしまいます。
昼休憩と同じで適度な休憩をとることで、よりクオリティの高い仕事を効率よく進めることが出来るようになります。
それに休憩中のぼんやりとしている時に、いいアイデアがポンと浮かぶことがよくあります。
PCの前んでいくら悩んでもいいアイデアが浮かんでこないときは、一旦席を離れて休憩することをおすすめします。
9仕事を自動化や標準化させる
常に考えて仕事をしていると集中力がドンドン失われていきます。
ではどうするべきか？
答えは簡単で単純作業などは全て自動化してしまえばOKです。
プログラムやマクロを使用して自動化できるものはドンドン自動化してしまいましょう！
ボタン1つで作業が完了すれば、時間も集中力も温存できて一石二鳥です。
プログラムやマクロなんて使えないよ！という方もいると思います。
僕も正直そんなに詳しくはありません。
そういう場合は社内の詳しい人に相談してみるのもありだと思います。
社内全体で使用するものであれば、部署や会社を巻き込んでしまってもいいでしょう。
またそこまでのものでなければ、せめてその作業を標準化してしまいましょう。
要は誰でも簡単にできる所までタスクを落とし込み、すぐに人に任せられる状態にまでしてしまいます。
そうすることによって、自分でその作業をする場合でも、決められたタスクを淡々とこなすだけで進められるようになりますので、あまり集中力を使用せずに済むようになります。
また時間的にかかりそうであれば、引継ぎも簡単になりますので誰かに依頼するときも頼みやすくなります。
10断ることも時間管理の1つ
1人の人が抱えられる仕事の量には限界があります。
あれもこれもと引き受けてしまっては当然その先には残業が待っています。
いくら時間管理を学び、効率よく仕事をして生産性を上げても、更に仕事を増やしてしまっては意味がありません。
人の良い人ほど仕事を押し付けられがちです。
仕事を依頼する側も、「まあ、あの人なら大丈夫そうだな」と、引き受けてくれそうな人を選んで依頼してきますので、結果仕事が集中しがちになります。
仕事を依頼されるのは出来る証拠でもありますが、いくらなんでも限度があります。
時間管理術を学ぶ際は合わせて断る技術も学びましょう。
僕はこの断る技術について以下の本で勉強しました。
ちょっと怪しげですが、具体的な事例も多く導入編としておすすめです。
11超早起きの朝型人間を目指す
朝起きてからの2時間は24時間で一番価値のある時間
朝起きてからの2時間くらいが、本当に頭がクリアで何かを生み出すのに一番の時間と言われています。
この時間を有効活用するにはどうすべきか？
普段よりも1～2時間早く起きる！これしかありません！
「ぎりぎりまで寝て、朝起きて、準備して、通勤して」では、せっかくのこの黄金の時間を有効活用することができません。その間に2時間が過ぎてしまいます。
有効活用どころが満員電車で通勤している人なら、ストレスさえ感じる時間になってしまいますね。
2時間は無理でもせめて1時間は早く起きましょう。最初は10分でもいいです。
そしてその時間を自己投資の時間に使います。
ビジネススキルを学ぶ時間、資格や英会話の勉強でいいでしょう。
または副業や転職に備えた準備に充てることだってできます。
とにかくこの時間を利用して未来の自分へ投資をするべきです。
そうすることでいざというときのリスクヘッジにもなりますし、ビジネススキルを身につけることで、昇進やより仕事の効率化も目指せるでしょう。
朝1時間早く起きる⇒24時間で一番価値のある時間⇒自己投資の時間にする⇒余裕が生まれて仕事にも活かされる⇒結果プラスのサイクルが生まれます。
朝シフトの考え方はこの本が勉強になります。
早朝の5分を使って朝1日のスケジュールをたてる
早朝の頭がクリアな状態を利用して、その日1日のスケジュールを立てましょう。
冷静な判断ができるからこそ、必要なものと不要なものを分けて1日のスケジュールを組み立てることができます。
ポイントは欲張らないこと！
本当に必要なことに絞ってスケジュールを立ててください。
どうせ予定外の打ち合わせや、緊急の案件など、スケジュール通りにはいかない日がほとんどです。
そうであれば、ある程度余裕をもったスケジュールを立てつつ、無駄なものを排除してしまいましょう。
優先順位を決めて優先度の低いものは初めからやらない判断が、1日をすっきりと過ごすポイントです。
12夜（休日）は家族や趣味の時間とし仕事を一切持ち込まない
先ほど「夜に用事をいれて強制的なデッドラインを作る」の項目でもお話しましたが、初めから自分の約束事として、夜に仕事をしないと決めてしまいましょう！
はっきり言って、朝からバリバリ仕事をしていたら、夕方以降なんて集中力がなくなって、夜はもう完全にガス欠状態です。
そんな状態で無理に仕事をしてもはかどるどころか、全く進まずにかえってイライラしてストレスが溜まるだけです。
そうであれば、むしろ夜は一切仕事をせずに家族と過ごしたり、趣味の時間とした方が時間的にも精神的にも有意義なものになります。
夜はその日1日の疲れを癒し、明日のために集中力を回復させることこそが一番の仕事です。
夜に無理をすれば結果的に疲れがとれず、次の日のパフォーマンスががた落ちになるだけです。
そして結果また夜に仕事をする⇒次の日また疲れがとれず仕事が進まない⇒結果残業⇒以下同じ・・・
このような負のサイクルになるのが目に見えていますので、どんなに仕事が忙しくても時間を決めて、その時間になったら強引にでも切り上げる癖をつけるようにしてください。
それが出来るようになれば、自然と昼間に集中して仕事ができるようになります。
休日も夜と同様の考え方として過ごしましょう！
休日出勤や家での仕事は1度やりだすと癖になります。「面倒な仕事は土日にやればいいか」と後回しにしがちになり、ついつい土日ありきでスケジュールを立てるようになってしまいますので気を付けてください。
休みの日はゆっくり美味しいコーヒーでも飲みながら過ごすのもいいものです。
僕はいつもこのコーヒーで仕事の疲れを癒しています。
最後にもう一度、残業しがちな時間管理のパターンを復習しましょう
2：疲れていてなんだか朝やる気が起きない⇒貴重な午前中の集中タイムを失う。
3：昼からようやくエンジンがかかり始める⇒昼休憩後の魔の睡眠タイムと重なってしまい、思うようなパフォーマンがでない。
4：気付けば夕方になり焦る⇒焦って夕方から仕事を進めようとしても、すでに集中力はガス欠状態で仕事が全く進まない。
5：仕事が終わらず結果残業⇒残業するも、すでに頭も体も次の日に備えて休みたい状態になっているので、当然仕事は全く進まない。
6：なんとか仕事を終わらすもすでに深夜⇒結果上記1へ戻る
もしもすでにこのパターンに当てはまっていて、残業が続いている方は、今すぐ改善する努力をしてください。
気付けば肉体的にも、精神手にもボロボロになってしまい、取り返しのつかない事態になることだってあります。
精神的にも余裕がなくなりますので、家族や恋人、友人との関係も悪くなりがちです。
まずはどこかで区切りをつけましょう。
そして会社から早く帰る日を少しずつ増やしていき、壊れてしまった日常を取り戻していきましょう。
残業の原因が会社の労働環境にある場合は？
必死に自己改善を図って時間管理もできるようになった！
それでも全く残業時間が減らないよ！もう限界！
そんな方は転職も視野に動き始めてください。
僕の場合は、会社自体の労働環境よりは自分の時間管理に大きな問題があったため、自分自身を改善することで大きく残業時間を減らすことができました。
けれどもし、会社自体の労働環境が要因の大半を占めているのであれば、個人での改善には限界がありますから、転職や独立も視野に入れながら少しずつ動き出すべきでしょう。
何度も言いますが残業をしてもいいことは何もありません。
貴重な時間や命と引き換えにお金をもらっても、自分自身の生活が壊れていては意味がありません。
日常が壊れてしまい、通常のライフスタイルすら送ること出来ないようであれば、今すぐに転職に向けて動き出してください。
もちろん家族やお金の問題もありますから、すぐには決められないでしょうけども、取り返しのつかない事態になる前に新しい環境へ移動するべきです。
まとめ
仕事の時間管理術について解説させていただきました。
これは全て僕が実際に経験し実行した中で、効果のあるものだけを紹介しています。
もちろん全ての人に当てはまるわけではないと思います。
どんなに自分1人が改善しようとしても、会社自体がひどい労働環境であれば改善しようがないこともあるでしょう。
それでも出来ることを１つずつ実行していけば、必ず時間効率が良くなり生産性が上がって、結果時間管理が上手くなっているはずです。
その技術や経験は今の会社だけでなく、転職先でも、フリーになっても共通して役に立つものとなります。
もっと言えば、生涯にわたり役立つ技術となり決して無駄にはなりません。
長くなりましたが、今回は以上となります。
時間管理を学び、仕事の効率を上げ、生産性をガシガシ向上させていきましょう！
